La distribution globale des médicaments 4 fois par semaine est préparée par la pharmacie dans des caisses plastiques identifiées aux noms des services. Selon la taille du service une ou plusieurs caisses quotidiennes sont nécessaires soit au total de 60 à 80 caisses par jour de distribution pour l’hôpital d’adultes de Brabois.

Avec la mise en place de l’automate SCI France Hôpital, 4 nouveaux rayonnages ont été installés, dont 1 à forte rotation pour les 50 produits les plus consommés (décartonnage supprimé et chargement par l’arrière). De type dynamique, ils ont permis un regroupement et une optimisation du rangement des médicaments. 3 tapis roulants avec pour chacun 3 zones de cueillette relevant du même préparateur, amènent les produits vers un convoyeur qui les répartit dans les bonnes caisses. Les caisses sont préparées par série de 12 et installées dans une banque qui est reliée aux 3 tapis roulants. Comme à chaque demande de service correspond un nombre de caisses prédéterminé par l’automate en fonction du poids et du volume des médicaments demandés, plusieurs demandes de service sont préparées en même temps grâce à un découpage du rangement et une optimisation de la cueillette.

A présent, les services du site de Brabois enregistrent leurs demandes de médicaments sur le logiciel PHARMA, « En pratique, l’infirmière scanne le code barre correspondant au produit désiré et indique la quantité souhaitée » détaille la responsable de la Pharmacie. Les bons de commandes « virtuels » arrivent directement à la pharmacie où, une fois validés, ils sont transférés, via une interface, dans des terminaux portables avec lesquels 4 préparateurs « cueillent » les médicaments listés dans les rayons de stockage. L’automatisation de la cueillette diminue fortement les risques d’erreurs de délivrance de médicaments.

Chaque médicament scanné soit à partir du code CIP, soit du code PHARMA est disposé par le préparateur sur le tapis roulant qui, une fois la « cueillette » terminée, achemine les médicaments dans leurs caisses de destination. « Pour les produits fragiles - type ampoules en verre - ou stockés en zone réfrigérée, la cueillette se fait toujours manuellement », précise Isabelle May. « Si une boîte se coince dans le mécanisme, le système d’arrêt d’urgence stoppe le processus jusqu’à ce que le problème soit résolu : ce qui est sécurisant pour les produits mais aussi pour les préparateurs ». Un bordereau édité récapitulant le contenu de la demande est inséré dans la caisse qui est scellée et prête à partir pour son service de destination. En 2007, près de 700 000 lignes de médicaments ont été dispensées par la pharmacie de Brabois.

« L’automatisation du traitement des commandes participe à l’amélioration et surtout à la sécurisation du circuit du médicament », assure Isabelle May. L’automatisation diminue la charge de travail des préparateurs (port de charge, temps de travail, …) et améliore ainsi leurs conditions de travail. A l’heure actuelle, la dématérialisation des commandes concernent plus de 80 % des services et devrait être appliquée à l’ensemble du CHU d’ici fin 2008. L’ensemble des services de Brabois devrait bénéficier prochainement de la préparation des commandes via l’automate puisque dans quelques semaines il est prévu d’intégrer la distribution des services de l’hôpital d’enfants.